Progettare l’ufficio: il Metodo MADEA parte dalle persone

Quando si progetta un ufficio, il primo passo non consiste nello scegliere scrivanie, sedute o colori, ma nel capire chi utilizzerà gli spazi, quali attività svolgerà e come funziona l’organizzazione.

Un ufficio non è semplicemente un contenitore di arredi: è un ambiente nel quale le persone trascorrono una parte importante della propria giornata, interagiscono, prendono decisioni, affrontano problemi e costruiscono relazioni.

Nel libro Arredare l’ufficio con il Metodo MADEA. La produttività in azienda passa per il design, Manuela d’Elia descrive un approccio interdisciplinare che unisce interior design, architettura e psicologia del lavoro per creare ambienti realmente funzionali.

Il Metodo MADEA nasce da questa convinzione: la qualità di un progetto non dipende soltanto da come appare uno spazio, ma da quanto riesce a rispondere alle esigenze delle persone e dell’organizzazione che lo abita.

Un ufficio funzionale non nasce dal catalogo

Quante scrivanie servono? Quale modello scegliere? Dove posizionare gli armadi? Sono domande importanti, ma rappresentano una fase successiva del processo progettuale.

Prima occorre conoscere l’azienda committente: la sua storia, la cultura organizzativa, l’organigramma, le modalità operative e le relazioni tra le diverse funzioni.

Due aziende con lo stesso numero di dipendenti e la stessa superficie a disposizione potrebbero avere bisogno di uffici completamente differenti.

Immaginiamo, per esempio, due società con venti collaboratori. Nella prima, gran parte del lavoro viene svolta individualmente e richiede concentrazione. Nella seconda, le persone lavorano prevalentemente in gruppo, si confrontano continuamente e ricevono spesso clienti.

Sarebbe ragionevole proporre lo stesso layout?

Naturalmente no. Nel primo caso potrebbero essere necessarie postazioni protette dalle interferenze, mentre nel secondo assumerebbero maggiore importanza gli spazi di collaborazione e le aree per incontri informali.

La progettazione dell’ufficio deve quindi partire dalle attività, non dal numero delle scrivanie.

Questo significa anche interrogarsi sulle esigenze meno evidenti: quanto spesso le persone si spostano? Quali reparti devono comunicare? Quali attività richiedono riservatezza? Come vengono utilizzate realmente le sale riunioni?

Le risposte consentono di trasformare una richiesta generica di arredamento in un progetto consapevole.

Psicologia ambientale o “architologia”: la relazione tra persone e spazi

Per comprendere il Metodo MADEA è utile approfondire un concetto che non viene sempre associato all’arredamento per ufficio: la psicologia ambientale.

Questa disciplina studia la relazione reciproca tra le persone e gli ambienti fisici nei quali vivono, lavorano e si muovono.

L’ambiente non è uno sfondo neutro delle nostre attività. La disposizione degli spazi, la presenza di luce naturale, il rumore, i colori, la possibilità di scegliere dove lavorare e il grado di privacy possono influenzare percezioni, comportamenti e qualità dell’esperienza quotidiana.

Allo stesso tempo, le persone modificano gli ambienti attraverso le proprie abitudini, relazioni ed esigenze.

Nell’incontro tra architettura e psicologia si colloca anche il concetto di architologia, termine utilizzato per richiamare una lettura interdisciplinare dello spazio costruito e della sua relazione con l’esperienza umana.

Non si tratta semplicemente di rendere un ufficio più gradevole, ma di interrogarsi su ciò che un ambiente comunica e sulle condizioni che offre a chi lo utilizza.

Come lo spazio influenza i comportamenti

Pensiamo a una grande sala riunioni con un unico tavolo centrale. La sua configurazione suggerisce una modalità di incontro piuttosto formale.

Se nello stesso ambiente introduciamo arredi riconfigurabili, superfici sulle quali scrivere e tecnologie per condividere contenuti, possiamo favorire modalità differenti di interazione.

Oppure consideriamo una postazione situata lungo un percorso molto frequentato. Anche quando la seduta è ergonomica e il piano di lavoro correttamente dimensionato, il continuo passaggio di persone può rendere più difficile mantenere l’attenzione.

In entrambi i casi, il problema non riguarda il singolo arredo, ma la relazione tra configurazione dello spazio e comportamento umano.

La psicologia ambientale aiuta il progettista a considerare queste dinamiche, evitando di valutare gli ambienti esclusivamente attraverso parametri dimensionali ed estetici.

È una prospettiva particolarmente importante negli uffici, dove le esigenze individuali devono convivere con quelle collettive.

Il briefing: ascoltare prima di progettare

Ogni progetto nasce da una richiesta, ma la richiesta iniziale non sempre coincide con il bisogno reale.

Un cliente può chiedere di aumentare il numero delle postazioni perché l’azienda sta crescendo. Approfondendo l’organizzazione del lavoro, potrebbe però emergere che una parte dei collaboratori opera in modalità ibrida e che il problema principale non è la mancanza di scrivanie, ma quella di spazi adeguati alle riunioni.

Un altro cliente potrebbe chiedere pareti divisorie per ridurre il rumore. Dopo un’analisi più approfondita, si potrebbe scoprire che una parte del disagio deriva dal riverbero e richiede anche interventi di correzione acustica.

Il briefing del Metodo MADEA serve proprio a distinguere la soluzione immaginata dal cliente dal problema che desidera risolvere.

L’ascolto riguarda sia gli obiettivi dichiarati sia gli aspetti organizzativi che emergono attraverso il confronto.

Durante questa fase è importante comprendere:

• come è strutturata l’azienda, quali attività vengono svolte e quali relazioni esistono tra reparti e collaboratori;
• quali criticità caratterizzano gli spazi attuali e quali cambiamenti sono previsti nel medio periodo.

L’indagine può essere accompagnata da sopralluoghi, osservazione degli ambienti esistenti e analisi dei percorsi.

Non basta infatti sapere come un ufficio dovrebbe funzionare secondo l’organigramma: bisogna comprendere anche come viene vissuto nella pratica.

L’ergonomia organizzativa: progettare le relazioni

L’ergonomia viene spesso associata alla postura e alle caratteristiche della postazione di lavoro.

Esiste però una dimensione più ampia, definita ergonomia organizzativa, che riguarda l’interazione tra persone, processi e sistemi di lavoro.

Nella progettazione degli uffici questo significa organizzare gli spazi affinché facilitino le attività e le relazioni necessarie al funzionamento dell’azienda.

Un esempio concreto riguarda due reparti amministrativi che devono confrontarsi frequentemente.

Se vengono collocati in zone molto distanti, ogni scambio richiederà uno spostamento. Se invece sono organizzati in modo da comunicare facilmente, magari attraverso un piccolo spazio condiviso, le interazioni potranno avvenire con maggiore naturalezza.

Il layout ed il progetto di arredo ufficio diventa così uno strumento per sostenere l’organizzazione.

Occorre tuttavia evitare l’errore opposto: avvicinare indiscriminatamente tutte le funzioni potrebbe generare rumore e interferenze.

La vicinanza è utile quando favorisce una relazione necessaria; la separazione è utile quando protegge un’attività che richiede autonomia o riservatezza.

La qualità progettuale nasce dalla capacità di trovare un equilibrio tra queste esigenze.

Dalla postazione fissa all’ufficio contemporaneo

Il cambiamento delle modalità di lavoro ha reso ancora più importante l’analisi delle attività.

Non è più scontato che ogni collaboratore utilizzi la stessa scrivania per tutta la giornata o che tutte le riunioni debbano svolgersi in una sala tradizionale.

L’ufficio contemporaneo può comprendere postazioni individuali, aree collaborative, piccoli spazi per videoconferenze, zone informali e ambienti destinati alla concentrazione.

È il principio dell’Activity Based Working: offrire situazioni di lavoro differenti in relazione alle attività da svolgere.

Questa impostazione non significa necessariamente eliminare le postazioni assegnate. Significa riconoscere che un’organizzazione può avere bisogno di un insieme più articolato di ambienti.

Gli Acoustic Pod, per esempio, possono offrire uno spazio riservato per telefonate e videoconferenze. Le Huddle Room rispondono alle esigenze di piccoli gruppi. I lockers permettono di custodire gli effetti personali negli ambienti con postazioni condivise.

Anche la possibilità di spostarsi temporaneamente in una zona tranquilla può diventare una risorsa importante.

Il compito del progettista è capire quali di queste soluzioni siano effettivamente utili, evitando di introdurre prodotti innovativi soltanto perché rappresentano una tendenza del design.

Dal Metodo MADEA al progetto: trasformare l’analisi in soluzioni

Una volta comprese le esigenze dell’organizzazione, le informazioni raccolte devono essere tradotte in scelte progettuali.

Il layout definisce le relazioni tra le funzioni e i percorsi. Gli arredi rispondono alle attività individuali e collettive. L’ergonomia contribuisce al comfort della postazione. Materiali, colori e illuminazione costruiscono l’identità dell’ambiente, mentre le soluzioni acustiche aiutano a controllare le interferenze sonore.

Ogni elemento deve essere valutato in relazione agli altri.

In questa fase assume particolare importanza la conoscenza dei prodotti e delle possibilità offerte dai produttori.

Il Metodo MADEA integra infatti la consulenza progettuale con una competenza tecnica approfondita nelle diverse categorie dell’arredo ufficio: dalle sedute ergonomiche alle pareti divisorie, dai sistemi fonoassorbenti agli accessori per la postazione.

Questa conoscenza consente di individuare soluzioni concrete, personalizzabili e coerenti con il budget disponibile.

Il progetto non nasce quindi dall’accostamento di prodotti scelti singolarmente, ma da un sistema di decisioni coordinate.

Progettare per le persone significa progettare anche per il futuro

Un’organizzazione cambia nel tempo. Crescono i team, si modificano i processi, arrivano nuove tecnologie e cambiano le modalità di collaborazione.

Un ufficio progettato esclusivamente per soddisfare le esigenze del momento rischia di diventare rapidamente inadeguato.

Per questo la flessibilità deve essere considerata fin dalle prime fasi.

Arredi modulari, pareti riconfigurabili, spazi multifunzionali e soluzioni tecnologiche adattabili possono facilitare le trasformazioni future.

Ma la flessibilità non coincide semplicemente con la possibilità di spostare i mobili: nasce soprattutto da un progetto che abbia compreso quali cambiamenti siano plausibili per quella specifica organizzazione.

Il Metodo MADEA mette le persone al centro proprio perché sono le loro attività, relazioni ed esigenze a dare significato allo spazio.

La psicologia ambientale ci aiuta a comprendere questa relazione. L’ergonomia e l’interior design permettono di tradurla in condizioni di comfort e funzionalità. La conoscenza tecnica dei prodotti rende concretamente realizzabile il progetto.

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