Benessere in ufficio: progettare gli spazi intorno alle persone

Un ufficio può essere esteticamente impeccabile e risultare comunque poco piacevole da vivere. Una seduta non adatta, il monitor posizionato male, il rumore di fondo, una luce fastidiosa o l’impossibilità di trovare un luogo riservato quando occorre concentrarsi incidono sull’esperienza quotidiana molto più di quanto possa fare un arredo semplicemente bello.

Nel libro Arredare l’ufficio con il Metodo MADEA. La produttività in azienda passa per il design, Manuela d’Elia mette in relazione sicurezza, ergonomia, acustica e modalità di utilizzo dello spazio, con l’obiettivo di costruire ambienti adatti alle persone.

Il punto di partenza è semplice: non siamo noi a doverci adattare all’ufficio, è l’ufficio che dovrebbe essere progettato intorno alle persone, alle loro attività e alle differenti esigenze che si susseguono durante una giornata di lavoro.

Dal concetto di sicurezza al comfort

La sicurezza costituisce il requisito di base di qualsiasi ambiente di lavoro. Ma progettare il benessere significa andare oltre.

Significa chiedersi come una persona trascorrerà le proprie ore in ufficio: come starà seduta, dove collocherà il monitor, quanta libertà di movimento avrà, quale luce raggiungerà la postazione, quale livello di rumore dovrà sopportare, con chi avrà bisogno di comunicare e dove potrà andare quando avrà necessità di concentrarsi.

Nel Metodo MADEA questa visione trova espressione nell’incontro tra ergonomia fisica, ergonomia cognitiva ed ergonomia organizzativa. Il progetto considera quindi sia la singola postazione sia il funzionamento dell’ambiente nel suo complesso: disposizione degli spazi, relazioni tra le persone, flussi di lavoro e condizioni che possono facilitare o ostacolare le attività. 

Il benessere non è dunque un elemento aggiuntivo del progetto. Diventa uno dei criteri con cui prendere le decisioni progettuali.

Ergonomia: adattare la postazione alla persona

Il primo livello è quello più immediatamente percepibile: il rapporto fisico tra la persona e la propria postazione.

Seduta, piano di lavoro, monitor e accessori devono essere configurati come un sistema. L’ergonomia non coincide quindi con l’acquisto di una “sedia ergonomica”: riguarda la relazione tra persona, compito, strumenti e ambiente.

Una seduta regolabile permette di adattare la postura; un braccio porta-monitor consente di modificare posizione e distanza dello schermo; una scrivania Sit & Stand offre la possibilità di alternare la posizione seduta e quella in piedi. Anche l’illuminazione entra direttamente in questo equilibrio: posizione della scrivania, luce naturale, schermature e luce artificiale devono essere considerate insieme per evitare condizioni visive poco confortevoli. Sono tutti aspetti che nel Metodo MADEA vengono ricondotti alla progettazione ergonomica della postazione di lavoro.

Ma il comfort fisico rappresenta soltanto una parte del problema.

Dalla postazione alla mente: progettare anche la concentrazione

L’ergonomia cognitiva sposta infatti l’attenzione dal corpo alla mente.

Per svolgere un’attività complessa abbiamo bisogno di elaborare informazioni, ricordare, ragionare e mantenere l’attenzione. L’ambiente può facilitare questi processi oppure interromperli continuamente.

Nel libro questo passaggio è centrale: un ambiente ben concepito deve supportare concentrazione, elaborazione delle informazioni e creatività, evitando che lo spazio diventi esso stesso una fonte di disturbo. 

È qui che il tema del benessere incontra un modello particolarmente interessante per la progettazione contemporanea degli ambienti di lavoro: quello delle 4C.

Le 4C: non lavoriamo nello stesso modo per otto ore

Durante una giornata non svolgiamo sempre la stessa attività.

Possiamo iniziare lavorando individualmente su un documento, confrontarci successivamente con un collega, partecipare a una riunione di gruppo e, dopo alcune ore di lavoro intenso, avere bisogno di allontanarci dalla postazione per recuperare attenzione.

Il principio delle 4C, adottato da Sedus nella progettazione degli ambienti di lavoro, individua quattro situazioni fondamentali: Concentration, Communication, Collaboration e Contemplation. Ciascuna richiede condizioni spaziali e arredi differenti.

È un principio molto vicino al Metodo MADEA: prima di decidere cosa mettere in un ufficio occorre capire cosa fanno le persone che lo utilizzeranno.

Concentration: proteggere il lavoro individuale

La Concentration riguarda tutte le attività che richiedono attenzione individuale: scrivere una relazione, analizzare dati, preparare un progetto, studiare un documento o affrontare una videochiamata complessa.

Qui tranquillità e controllo delle distrazioni diventano essenziali.

Una postazione collocata nel mezzo di continui passaggi o conversazioni difficilmente offre le stesse condizioni di uno spazio più protetto. Per questo l’ufficio contemporaneo può prevedere zone a maggiore quiete, postazioni schermate, piccoli ambienti riservati e Acoustic Pod utilizzabili per telefonate, videoconferenze o attività individuali che richiedono maggiore isolamento.

Non significa trasformare nuovamente l’ufficio in una sequenza di stanze chiuse. Significa offrire un’alternativa all’open space quando l’attività lo richiede.

Communication e Collaboration: stare insieme non significa fare la stessa cosa

Le altre due C aiutano a fare una distinzione interessante.

La Communication riguarda lo scambio: una conversazione tra colleghi, un incontro informale, una presentazione, un confronto veloce. Sono attività che possono essere facilitate da aree facilmente accessibili, punti di incontro, lounge o spazi nei quali fermarsi senza necessariamente occupare una sala riunioni.

La Collaboration implica invece lavorare insieme su qualcosa: confrontare idee, sviluppare un progetto, fare brainstorming, prendere decisioni. Richiede quindi setting capaci di supportare il lavoro di gruppo, strumenti condivisi, tecnologia e arredi sufficientemente flessibili da adattarsi alle diverse modalità di interazione.

Sedus utilizza proprio questa differenziazione per progettare ambienti nei quali alle diverse attività corrispondano differenti situazioni di lavoro.

È anche un tema di ergonomia organizzativa: se due gruppi devono interagire frequentemente, il layout dovrebbe facilitare quella relazione anziché costringerli a percorsi inutili o a occupare continuamente spazi non adeguati. Nel Metodo MADEA, infatti, l’analisi dei flussi e delle relazioni tra le persone precede la definizione del distributivo. 

Contemplation: anche fermarsi fa parte del lavoro

La quarta C è forse quella meno intuitiva: Contemplation.

Sedus la associa a tranquillità, rigenerazione ed equilibrio: ambienti più raccolti, materiali morbidi, tonalità naturali e luoghi nei quali sia possibile allontanarsi temporaneamente dall’intensità operativa.

È un concetto che supera la vecchia idea della “zona relax” come spazio accessorio.

Una giornata fatta di concentrazione, telefonate, meeting e interazioni genera inevitabilmente momenti nei quali è utile cambiare ritmo. Un piccolo spazio tranquillo, una lounge meno esposta ai passaggi o una vera Decompression Room possono offrire una condizione differente senza obbligare la persona ad abbandonare l’ambiente di lavoro.

Progettare il benessere significa riconoscere anche questa esigenza.

Il comfort acustico tiene insieme le 4C

Se esiste un fattore trasversale alle quattro modalità di lavoro, è probabilmente l’acustica.

Una conversazione utile a chi sta comunicando può essere una distrazione per chi, a pochi metri, sta cercando di concentrarsi. Una riunione collaborativa produce inevitabilmente voce e movimento. Uno spazio di contemplazione perde la propria funzione se viene investito continuamente dal rumore delle aree operative.

Il problema non è quindi eliminare il suono dall’ufficio, ma controllarlo in relazione alle attività.

Riverbero, intelligibilità del parlato, assorbimento e isolamento devono essere considerati già durante la progettazione. Pannelli fonoassorbenti, materiali tessili, controsoffitti acustici, Acoustic Pod e corretta distribuzione delle funzioni diventano strumenti differenti di una stessa strategia.

Nel Metodo MADEA il comfort acustico viene infatti considerato parte integrante del benessere e della capacità di svolgere attività cognitive senza interferenze eccessive. 

Luce e qualità dell’aria completano il comfort ambientale

Anche un ufficio ergonomicamente ben arredato e acusticamente corretto può risultare poco confortevole se non vengono considerate altre componenti ambientali.

La luce deve essere progettata in relazione all’attività, alla posizione delle postazioni e alla presenza degli schermi. La luce naturale è una risorsa, ma va controllata quando genera riflessi o abbagliamento.

Allo stesso modo, la qualità dell’aria e il corretto ricambio assumono particolare importanza negli ambienti condivisi, nelle sale riunioni e negli open space. Nel libro questi aspetti vengono inseriti nello stesso ragionamento ergonomico: la qualità dell’ambiente di lavoro nasce dall’interazione tra molte condizioni, non da un singolo elemento. 

Dalle 4C al progetto: il confronto di MADEA ad Arkeda

Proprio il rapporto tra spazio, persona e qualità del lavoro sarà al centro del confronto che MADEA assieme a SEDUS, FELLOWES e LVB ITALIA porterà ad Arkeda 2026, con un approfondimento dedicato alla concentrazione negli ambienti di lavoro.

Il modello delle 4C di Sedus offre la cornice progettuale: non esiste un’unica configurazione capace di soddisfare tutte le attività, ma una pluralità di setting per concentrazione, comunicazione, collaborazione e contemplazione.

A questa lettura dello spazio si affiancheranno il contributo di Fellowes, attraverso i temi dell’ergonomia della postazione e della qualità dell’ambiente di lavoro, e quello di LvB Italia, dedicato al comfort acustico e alle soluzioni per controllare il riverbero.

Tre prospettive che convergono sullo stesso punto: la concentrazione non dipende soltanto dalla volontà della persona. Anche lo spazio può proteggerla oppure ostacolarla.

Ed è proprio questo che rende il tema interessante per architetti e progettisti: il benessere smette di essere un concetto astratto e diventa una serie di decisioni concrete su layout, arredi, ergonomia, materiali, acustica e qualità ambientale.

Il benessere non si compra: si progetta

Aggiungere una sedia ergonomica, qualche pianta o un pannello fonoassorbente a un ufficio già definito non significa automaticamente progettare il benessere.

I singoli prodotti funzionano quando rispondono a un bisogno reale.

Per questo il Metodo MADEA parte dall’osservazione delle persone e delle dinamiche aziendali: chi lavora qui? Cosa fa durante la giornata? Quando deve concentrarsi? Con chi deve collaborare? Dove avvengono le conversazioni? Quali attività generano rumore? Esiste un luogo nel quale ritirarsi?

Solo dopo arrivano layout, arredi e prodotti.

Progettare un ufficio intorno alle persone significa, in fondo, accettare che le persone non abbiano bisogno dello stesso spazio per tutto il giorno. Hanno bisogno dello spazio giusto per ciò che stanno facendo in quel momento.

Ed è da questa capacità di offrire scelta, comfort e adeguate condizioni di lavoro che può nascere un ambiente realmente orientato al benessere.