Come progettare un ufficio funzionale

Progettare un ufficio funzionale significa creare uno spazio che permetta alle persone di lavorare bene. La prima domanda non dovrebbe essere “quali arredi dobbiamo inserire?”, ma “quali attività devono essere svolte in questo spazio?”.

Nel libro Arredare l’ufficio con il Metodo MADEA. La produttività in azienda passa per il design, Manuela d’Elia considera proprio questa inversione di prospettiva il punto di partenza di una progettazione realmente utile.

In modo concreto, questo criterio aiuta anche a evitare soluzioni apparentemente corrette ma poco efficaci nel tempo. Verificare in anticipo uso, manutenzione, frequenza, interazioni con gli altri elementi e possibili scenari di cambiamento permette di costruire un progetto più solido. L’obiettivo non è complicare la scelta, ma renderla più consapevole e coerente con il modo in cui l’ufficio viene vissuto ogni giorno.

La funzione viene prima dell’arredo

Una scrivania può avere dimensioni corrette e risultare comunque inadatta. Occorre valutare ergonomia, percorsi, accessibilità, tecnologia e modalità di utilizzo.

Una sala riunioni usata per formazione, ad esempio, non ha necessariamente le stesse esigenze di una sala destinata prevalentemente a call, incontri commerciali o riunioni operative.

Nel Metodo MADEA la funzionalità viene quindi letta su due livelli: quello della singola postazione e quello dell’intero ambiente. La progettazione della postazione tiene conto dell’attività svolta dalla persona che la utilizzerà, perché non tutti i lavori richiedono la stessa configurazione. Chi utilizza prevalentemente il videoterminale ha esigenze differenti rispetto a chi consulta molta documentazione cartacea, riceve clienti oppure deve condividere frequentemente materiali con i colleghi.

È proprio per questo che, nel metodo descritto da Manuela d’Elia, lo studio dell’organigramma precede la progettazione del layout e viene poi approfondita la conoscenza del lavoro delle singole persone: lo scopo è configurare postazioni realmente utili alla loro giornata lavorativa. 

Per progettare un ufficio funzionale, la domanda utile non è soltanto quale prodotto o configurazione adottare, ma a quale necessità concreta deve rispondere e per quali persone.

Una postazione funzionale è un sistema

Anche gli elementi più semplici vanno letti in relazione tra loro.

La dimensione del piano di lavoro, la disponibilità di superfici accessorie, l’elettrificazione, la posizione rispetto alla luce naturale, la seduta e gli strumenti utilizzati quotidianamente concorrono tutti alla funzionalità della postazione. Nel Metodo MADEA, quindi, il mobile non viene mai considerato come un oggetto isolato, ma come parte di una configurazione più ampia. 

Questo significa, ad esempio, che una bella scrivania può risultare poco efficace se non consente una corretta gestione dei cavi, se non offre lo spazio necessario agli strumenti utilizzati oppure se viene collocata in un punto che rende difficoltoso il passaggio.

Attenzione agli spazi di passaggio

Sedie, cassettiere, armadi e tavoli richiedono spazio per essere realmente utilizzati. Porte, finestre e percorsi devono essere verificati insieme alle dimensioni degli arredi. Il progetto deve quindi considerare non soltanto l’ingombro statico di un mobile, ma anche lo spazio necessario per utilizzarlo.

Una cassettiera deve poter essere aperta; una seduta deve poter arretrare; un armadio deve essere accessibile; una sala riunioni deve permettere ai partecipanti di alzarsi e muoversi senza ostacolare gli altri.

Sono dettagli apparentemente elementari, ma è proprio nella somma di questi aspetti che un ambiente diventa comodo e agevolante oppure scomodo e faticoso da utilizzare.

Analizzare attività e flussi

Prima del layout bisogna capire chi usa lo spazio, con quale frequenza, quali attività richiedono concentrazione e quali collaborazione. L’obiettivo non è riempire la planimetria, ma rimuovere ostacoli al lavoro e favorirne lo svolgimento.

Nell’approccio MADEA lo studio della funzionalità si amplia in modo da considerare ulteriori fattori, anche meno tangibili ed evidenti, al fine di individuare soluzioni di arredo veramente utili all’efficienza aziendale.

Ad esempio, non basta sapere che un ambiente sarà destinato a diventare una sala riunioni. Affinché la proposta di arredo possa favorire davvero le attività che si svolgeranno al suo interno, è importante conoscere anche la tipologia di meeting che avviene più frequentemente nella vita dell’azienda.

Un incontro operativo tra poche persone richiede un ambiente diverso da una riunione di rappresentanza. Una sala destinata prevalentemente alle videoconferenze avrà esigenze specifiche di acustica, tecnologia e collegamenti. Uno spazio usato per la formazione dovrà invece garantire una corretta visibilità e una configurazione adeguata alla presenza di più partecipanti.

La funzionalità nasce quindi dall’aderenza tra spazio e attività.

Il layout deve facilitare le relazioni tra le persone

C’è però un secondo livello, ancora più interessante. Una postazione può essere perfettamente progettata e risultare comunque inserita male nell’organizzazione dell’ufficio.

Nel Metodo MADEA questo tema viene affrontato attraverso il concetto di ergonomia organizzativa: non basta rendere comoda la singola postazione, bisogna considerare anche le interazioni tra persone, reparti e funzioni aziendali. 

Immaginiamo, per esempio, che l’area paghe debba confrontarsi più volte al giorno con la contabilità.

Collocare i due reparti in punti molto distanti della sede potrebbe creare una piccola inefficienza ripetuta decine di volte ogni giorno. Al contrario, una disposizione ragionata o la presenza di una zona condivisa tra i due reparti può facilitare quegli scambi senza richiedere ogni volta l’occupazione di una sala riunioni. Nel libro viene proposto proprio l’esempio di una zona touchdown destinata a brevi momenti di collaborazione tra funzioni strettamente connesse. 

Questo principio può essere applicato all’intero layout. Le zone non dovrebbero essere distribuite casualmente o soltanto in funzione della superficie disponibile, ma considerando la frequenza delle relazioni tra le persone e le attività che devono essere svolte.

La conoscenza dei prodotti serve a trovare soluzioni, non a imporle

La possibilità di fare una proposta di arredo funzionale, e quindi particolarmente indicata alle esigenze aziendali, passa anche attraverso una conoscenza approfondita dei prodotti e delle novità di mercato.

Le aziende specializzate in arredo ufficio investono continuamente nello sviluppo di soluzioni che rispondono all’evoluzione delle modalità di lavoro. È quindi importante conoscere ciò che il mercato offre, ma con una precisazione fondamentale: l’innovazione ha senso soltanto quando risponde a un’esigenza reale.

Una Huddle Room, un Acoustic Pod, una scrivania elevabile o un locker non rendono automaticamente un ufficio più moderno o funzionale ma diventano utili quando permettono di svolgere meglio una determinata attività. Nel Metodo MADEA, quindi, la competenza sul prodotto viene utilizzata per ampliare il ventaglio delle soluzioni disponibili, non per adattare il cliente al prodotto.

Progettare anche le aree di servizio

La funzionalità dell’ufficio non riguarda soltanto le postazioni e le sale riunioni.

Anche archivi, copy area quindi le zone tecniche così come gli spazi destinati al benessere come aree relax, workcafè o le aree outdoor possono incidere sul modo in cui si lavora.

La posizione di una stampante utilizzata continuamente da un reparto, per esempio, non è irrilevante: se è troppo distante o difficilmente raggiungibile, può generare continue interruzioni e piccoli sprechi di tempo. Lo stesso vale per gli archivi o per tutti quegli strumenti che fanno parte dell’operatività quotidiana.

È un altro principio coerente con la visione del Metodo MADEA: l’ufficio va letto come un sistema, nel quale la funzionalità di ogni elemento dipende anche dalla relazione con ciò che lo circonda. Questo approccio si estende fino alla distribuzione delle postazioni, al comfort acustico, visivo e posturale e all’organizzazione complessiva degli spazi. 

Progettare spazi flessibili

Le organizzazioni cambiano. Team, tecnologie e modalità di lavoro evolvono e gli stessi ambienti possono assumere funzioni diverse durante la giornata.

Per questo la flessibilità diventa una qualità progettuale e non una moda. Progettare uno spazio flessibile non significa necessariamente riempirlo di mobili su ruote o eliminare tutte le postazioni fisse. Significa piuttosto evitare configurazioni così rigide da diventare rapidamente obsolete.

Un ambiente può essere pensato per accogliere più attività; una postazione può essere condivisa quando l’utilizzo non è continuativo; una zona collaborativa può supportare team differenti nel corso della giornata.

La flessibilità deve sempre partire dal modo di lavorare dell’azienda e dalle sue prospettive di evoluzione.

La regola MADEA: prima capire, poi progettare

La conoscenza dei prodotti è fondamentale, ma viene dopo. Prima si analizzano persone, attività, relazioni e flussi; poi si definiscono layout, arredi, pareti, acustica e tecnologia.

Un ufficio funzionale nasce quindi dall’unione tra ergonomia della postazione ed ergonomia dell’organizzazione: da una parte bisogna permettere al singolo di lavorare nelle condizioni corrette, dall’altra bisogna fare in modo che lo spazio sostenga le relazioni necessarie al funzionamento dell’azienda. 

È questa la differenza tra arredare un ufficio e progettare un ambiente di lavoro. Vuoi progettare o ripensare il tuo ufficio? Contatta MADEA e raccontaci il tuo progetto