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COVID19: ristrutturare le aziende in chiave Smart Office per convivere con il virus
01/05/2020

COVID19: ristrutturare le aziende in chiave Smart Office per convivere con il virus

Da qualche anno si sente parlare di smart office che, in breve, significa progettare l’ufficio in maniera NON tradizionale e statica per passare ad un layout aziendale flessibile e dinamico.

Con l’avvento del Coronavirus siamo obbligati a ripensare  in modo “intelligente” le modalità con cui si svolgono le attività lavorative  all’interno degli spazi aziendali rimuovendo vincoli e modelli inadeguati, ad abbandonare quei concetti obsoleti di postazione fissa, open space e ufficio singolo che mal si sposano con i principi di efficienza, flessibilità e virtualità che invece oggi come non mai sono necessari , in una chiave di benessere dei lavoratori e di produttività aziendale.

La maggior parte delle aziende, attualmente,  è ancora strutturata con postazioni fisse con il proprio pc e telefono ed hanno un modello di collaborazione basato su capisaldi, quali inviare email, telefonare, parlare a voce alta.

Per aumentare l’efficienza azienda, sfruttare meglio le risorse e migliorare le dinamiche aziendali bisogna articolare l’ambiente ufficio in modo da consentire ad ogni lavoratore di contribuire alla crescita dell’azienda in un modo NON necessariamente legato alla funzione lavorativa in senso stretto. In sostanza, bisogna riprogettare gli spazi di lavoro in modo da indurre nelle persone comportamenti lavorativi più efficaci creando una discontinuità rispetto ad abitudini e approcci consolidati, facilitando il cambiamento culturale alla base dello Smart Working.

Ristrutturare l’azienda in chiave SMART OFFICE richiede l’intervento di professionisti del settore: architetti, progettisti e arredatori specificamente formati in tal senso, perché lo smart office è una vera e propria rivoluzione culturale, che comporta un modo diverso di intendere il lavoro, l’organizzazione aziendale e le sue dinamiche.

Le leve progettuali sono molteplici e sono appannaggio dei tecnici specializzati in questo, ma un denominatore comune è certamente l’integrazione tra tecnologie e flessibilità.

Ad esempio, per svolgere in maniera più dinamica e flessibile la vita in azienda , esistono alcuni elementi di arredo, che opportunamente inseriti in un progetto di smart office, migliorano il benessere, la produttività, favoriscono modi di collaborare efficaci e permettono di convivere con il COVID19:

  • Meno postazioni, molte attività non necessitano l’occupazione fissa di una postazione, ma funzionano molto meglio su modelli dinamici dove viene data priorità all’obiettivo e non all’operatività intesa in senso tradizionale. In tal senso, è necessario ripensare ai modelli di lavoro, prevedendo mobilità e lavoro agile, il così detto smart working.
  • Postazioni funzionali al tipo di lavoro: le attività, come ad esempio quelle dell’ufficio amministrazione, hanno ancora bisogno di una postazione che – tuttavia – si può allestire in modo realmente funzionale, al fine di agevolare le attività, e soprattutto rispettoso delle distanze di sicurezza imposte dalle precauzioni COVID19
  • Phone booth, sono stati pensati per consentire un angolo di privacy per telefonare senza disturbare i colleghi. Alla luce delle precauzioni COVID19, sono ora disponibili con trattamenti con ioni di argento dalle note proprietà antimicrobiche
  • Supporti per webmeeting: permettono di effettuare riunioni a distanza , come ad esempio al manager di aggiornarsi con la forza vendita, senza occupare gli spazi in ufficio
  • Salotto privacy: sono corner multimediali, idonei alla concentrazione, allo svolgimento di brevi attività individuali in totale comfort, alla partecipazione a meeting a distanza, sempre realizzabili in tessuti trattati con ioni di argento o sanificabili
  • Lockers: spazi individuali dove ogni lavoratore ripone i propri effetti personali ma anche i propri strumenti di lavoro, appunto perché l’ingresso in azienda non comporta necessariamente l’utilizzo di una postazione fissa. Hanno una chiave personale e non sono contaminati dal contatto con le altre persone presenti in azienda.

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